De groeiende nadruk in de zorg op kwaliteit, efficiënte en kostenbesparing legt een zware last op zorgorganisaties. Het capaciteitstekort en de toenemende complexiteit van de zorgvraag verhogen de druk verder. Om de best mogelijke dienstverlening te leveren en de efficiëntie te verhogen, is investeren in datagedreven werken niet langer een optie, maar een absolute noodzaak. De gemeente Den Haag, werkgeversvereniging ZWconnect en IT-bedrijf DAAT hebben een aanpak ontwikkeld om zorgorganisaties te helpen effectief met data aan de slag te gaan: Datalab Zorg en Welzijn.

In een steeds kritischer en veeleisender zorglandschap wordt het ad hoc aangaan van deze uitdagingen zelfs voor de meest bekwame bestuurders almaar complexer. Gelukkig kan data een waardevolle rol spelen bij het aanpakken van deze uitdagingen. Of het nu gaat om het beheer van capaciteit, verzuim, personeelstekorten of bredere strategische vraagstukken variërend van het wervingsbeleid tot de keuze van zorgzwaartepakketten, (inzichten uit) data maakt weloverwogen beslissingen mogelijk.

Daarnaast kan data bijdragen aan het vinden van oplossingen voor bredere vraagstukken, zoals of een organisatie zich moet specialiseren, het identificeren van sterke punten en gebieden voor verbetering, en het beoordelen van prestaties op diverse afdelingen.

Stappenplan datagedreven succes

Om zorgorganisaties te voorzien van de tools en begeleiding om effectief met data om te gaan, hebben de gemeente Den Haag, ZWconnect en DAAT het stappenplan ‘Datalab Zorg en Welzijn’ ontwikkeld. De aanpak van het Datalab Zorg en Welzijn is gericht op het toekomstbestendig maken van organisaties. Hierbij worden medewerkers stap voor stap betrokken en getraind in het ontwikkelen van een datastrategie, het opzetten van een solide data-infrastructuur en het oplossen van datagedreven vraagstukken. Het uiteindelijke doel is dat organisaties zelfstandig en op alle niveaus met data kunnen werken.

Charlotte Krom, programmamanager van het zorginnovatieprogramma Technologie voor Thuis van de gemeente Den Haag, vertelt hierover: “We constateerden dat veel organisaties zich bezighielden met strategieën op het gebied van technologie, maar dat slechts enkelen een datagedreven benadering in hun bedrijfsproces of werkzaamheden toepasten. Vaak wordt het ook lastig gevonden om de benodigde kennis en middelen zelf in huis te halen. We willen organisaties helpen vooruit te gaan door effectief gebruik van data voor inzichten en besluitvorming. Dit betekent niet alleen het kunnen sturen op het verminderen van fouten en verbeteringen, maar ook het zien van meetbare effecten en het verkennen van verschillende scenario’s.”

Diepgaande inzichten op basis van data stellen organisaties in staat om processen en diensten te optimaliseren en hun positie te versterken. Dit resulteert volgens Krom in een verbeterde capaciteit, meer voorspelbaarheid, hogere zorgkwaliteit en een solide financiële basis.

“Het is echter belangrijk om je te realiseren dat, hoewel data kunnen worden gebruikt om inzichten te verkrijgen en beslissingen te nemen, de zorg draait om menselijke interactie. Het vereist menselijke interpretatie en besluitvorming om data te vertalen naar waardevolle informatie. Het begrijpen van welke keuzes gemaakt kunnen worden op basis van welke gegevens is mensenwerk.”

Flexibel samenwerkingsmodel

Het Datalab Zorg en Welzijn biedt naast het stappenplan een flexibel samenwerkingsmodel waarin zorgorganisaties gedurende een bepaalde periode kunnen beschikken over een volledig multidisciplinair team. Dit team werkt nauw samen met het interne team en bestaat uit specialisten in de zorg met expertise in data engineering, data-modellering, programmering, business intelligence, informatiebeveiliging en projectmanagement.

“Veel zorgorganisaties, en met name de kleinere en de middelgrote zorgaanbieders hebben vaak niet de capaciteit en middelen om een volledig team van dataspecialisten aan te nemen”, licht Maartje Bouwens, projectleider Innovatie bij ZWconnect, de reden voor het samenwerkingsmodel toe. “Via het Datalab Zorg en Welzijn willen we organisaties ondersteunen door hen de mogelijkheid te bieden zo’n compleet team van experts binnen te halen en samen beleid te ontwikkelen.”

De voordelen hiervan zijn dat niet elke zorgorganisatie zelf personeel hoeft te werven in de huidige krappe arbeidsmarkt én dat expertise gedeeld kan worden. Het team werkt volgens de Scrum-methodiek, waardoor organisaties in staat zijn om snel te leren en te innoveren.

Gezonde arbeidsmarkt

Om mee te kunnen met de razendsnelle ontwikkelingen in de zorgsector, is het cruciaal dat zorgorganisaties innoveren. Bouwens wijst op de noodzaak van een gezonde arbeidsmarkt, waarbij organisaties en medewerkers niet alleen voorbereid zijn op de huidige uitdagingen, maar ook op toekomstige uitdagingen als gevolg van de groeiende zorgvraag. “Met behulp van het Datalab Zorg en Welzijn wil ZWconnect organisaties helpen om constructieve gesprekken te voeren en besluiten te nemen. We willen aanmoedigen om efficiënter te werken en samen te werken met als doel een gezonde arbeidsmarkt waar medewerkers met plezier hun functie kunnen uitoefenen.”

Het Datalab heeft ook een belangrijke focus op maatschappelijke betrokkenheid, vervolgt Bouwens. “We betrekken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij ons multidisciplinaire team, waar ze waardevolle ervaring opdoen, vaardigheden ontwikkelen en de weg vinden naar duurzame arbeid. Dit initiatief helpt niet alleen de betrokken medewerkers, maar draagt ook bij aan het verlichten van de arbeidskrapte en het invullen van de sociale verplichtingen voor zorgorganisaties.”

Een bewezen aanpak

HWW zorg in Den Haag is een voorbeeld van een zorgorganisatie die met succes de aanpak van het Datalab heeft geïmplementeerd. HWW wilde de transitie maken naar datagedreven werken om beter onderbouwde beslissingen te kunnen nemen en de voortgang van deze beslissingen te kunnen monitoren. “Het Datalab heeft ons geholpen om dit op verschillende niveaus aan te pakken, gebruikmakend van een duidelijk en eenvoudig stappenplan”, vertelt Zazie Wolters, manager ICT en Innovatie bij HWW zorg. “Het proces is transparant, samenwerkingsgericht en ook echt leuk.”

In eerste instantie heeft het Datalab HWW zorg geholpen om inzicht te verkrijgen in de benodigde data om belangrijke uitdagingen aan te pakken, zoals verzuim en bedbezetting. Er is gewerkt aan de data-architectuur en de oprichting van een multidisciplinair datateam om datagedreven werken in de organisatie te verankeren, vertelt Wolters. “Onze medewerkers van het datateam zijn erg enthousiast over de concrete en bruikbare resultaten die we verkrijgen. Ook de scrum-aanpak van het Datalab werkt bijzonder motiverend. We leren veel en het datateam wordt steeds professioneler.”

Inmiddels beschikt HWW zorg over drie dashboards die helpen bij het nemen van betere beslissingen en het optimaliseren van processen. “Dankzij het Datalab hebben we al veel successen geboekt op verschillende niveaus in de organisatie”, vervolgt Wolters. “Zo kunnen leidinggevenden en locatiemanagers nu zelfstandig de dashboards gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen, zonder afhankelijk te zijn van anderen binnen de organisatie. De manager van zorgbemiddeling hoeft veel minder handmatig werk te verrichten om inzichten te krijgen. De zorgkantoren kunnen nu beter geïnformeerd worden door ons op basis van de juiste data. Bovendien leidt het verzuimdashboard tot een verhoogde aandacht voor het onderwerp ‘verzuim’. De goede gesprekken hierover kunnen nu beter ondersteund worden.”

Toekomstbestendige zorg

De toekomst van de zorgsector wordt bepaald door data en innovatie. Datalab Zorg en Welzijn wil de toon zetten voor deze verandering. Het biedt structuur en begeleiding voor een succesvolle overgang naar een datagedreven organisatie, én stimuleert ook multidisciplinaire samenwerking en maatschappelijke betrokkenheid.

Door te investeren in datagedreven werken kunnen zorgorganisaties niet alleen voldoen aan de groeiende eisen van vandaag, maar zich ook voorbereiden op de uitdagingen van morgen. Dit stelt de zorgsector in staat om toekomstbestendig te zijn en de best mogelijke zorg te blijven leveren.